قواعد الاجتماعات التجارية وكيف تجهز نفسك لها

قواعد الاجتماعات التجارية وكيف تجهز نفسك لها

كفاءة اجتماعات العمل لها تأثير مباشر على إنتاجية الشركة ونجاحها، ومن أهم العوامل الرئيسية التي ترفع من كفاءة الاجتماع هو الالتزام بقواعد الاجتماعات التي يعرضها الحاضرون، حيث أن اتباع مجموعة من قواعد الاجتماعات التجارية يساعدك في إظهار صفات الاحتراف والقيادة، والتي قد تساعدك على تعزيز حياتك المهنية. في هذه المقالة، نناقش أهمية قواعد الاجتماعات التجارية، وكيف تجهز نفسك لها.

تتضمن قواعد الاجتماعات التجارية سلوكًا مثل التواجد في الوقت المحدد، والاستماع دون مقاطعة، وعدم إخراج هاتفك، ويمكن أن تتغير قواعد الاجتماعات التجاريةإلى حد ما حسب الموقف.

هناك عدة أسباب لأهمية الالتزام قواعد الاجتماعات التجارية، منها:

تحسن التواصل

  • ·         تعزز قواعد الاجتماعات التجارية جوًا من الاحترام المتبادل بين الأشخاص في مكان العمل، مما يوفر تواصل قويًا.

يزيد الإنتاجية

  • تعمل الجوانب المختلفة لقواعد الاجتماعات التجارية مثل الاستماع النشط والتحضير وجداول الأعمال، على زيادة كفاءة إدارة الاجتماعات، مما يزيد من الإنتاجية.

يحسن العلاقات

  • تساعد قواعد الاجتماعات التجارية الأشخاص على الشعور بالاحترام خلال الاجتماعات، وهو ما يُترجم إلى علاقات أقوى في مكان العمل.

وفيما يلي سنعرض عليك 11 نصيحة لقواعد الاجتماعات التجارية وكيفية تجهيز نفسك لها:

كن دقيقا

يُظهر التواجد في الوقت المحدد للاجتماعات النضج والمهنية والمجاملة لبقية الحاضرين في الاجتماع، حيث يريد القادة أن تجري اجتماعاتهم بكفاءة، لذا فإن التخلص من عوامل التشتيت المرتبطة بالتأخير يعد خطوة مهمة في هذه العملية، خارج مكان العمل، قد يكون الوصول متأخرًا قليلاً للمناسبات الاجتماعية أو المواعيد أمرًا جيدًا، ولكن في البيئات المهنية، يُتوقع عادةً وصول المشاركين في الوقت المحدد.

يعد القدوم مبكرًا ببضع دقائق أفضل حتى تتمكن من الجلوس والوقوف قبل بدء الاجتماع، إذا وجدت نفسك متأخرًا عن الاجتماع، فقدم اعتذارًا بسيطًا للجميع، واجلس وركز للمناقشة على الفور.

احضر مستعدا

يرسل العديد من منظمي الاجتماعات رسائل بريد إلكتروني تحتوي على ملخص لجدول الأعمال،

خاصة إذا كان اجتماعًا مع الكثير من الأشخاص والعديد من الموضوعات التي يريد المنظم مناقشتها،

سيضمن جدول الأعمال سير الاجتماع بسلاسة وكفاءة، قد يطلبون أيضًا من الحاضرين إحضار مواد لتدوين الملاحظات،

أو تقديم اقتراحات أو أفكار تتعلق بموضوع ما أو إكمال مهمة قبل الاجتماع، فتأكد من استعدادك التام لأي شيء يطلبه المنظم.

ارتدي ملابس مهنية

اعتمادًا على طبيعة مكتبك، قد تختلف الملابس المناسبة، اتبع قواعد اللباس التي يفرضها مكتبك على الاجتماعات داخل المكتب،

إذا كنت تقابل عميلًا خارج المكتب، فعادة ما يتم تطبيق نفس القواعد، ولكن قد ترغب في أن تسأل مديرك عن الملابس المناسبة إذا كانت لديك شكوك.

تحدث بصوت عالٍ بما فيه الكفاية

عندما تتحدث أثناء الاجتماع، تأكد من التحدث بصوت عالٍ وواضح حتى يتمكن الجميع من سماعك، فهذا يعكس ثقتك بنفسك ويجعلك تبدو أكثر احترافية،

كما أنه يضمن أن يسمع الجميع أفكارك ويمكنهم الاستجابة وفقًا لذلك، يمكن أن يؤثر التحدث الخافت على كفاءة الاجتماع إذا كنت بحاجة إلى تكرار كلامك أو أن يخطئ أحدهم.

اصغي جيدًا وشارك

تعتمد إنتاجية الاجتماع على استماع المشاركين جيدًا للآخرين والمشاركة بنشاط في المناقشات، يمكنك ممارسة الإصغاء عن طريق الإيماء أو إعادة صياغة ما يقوله الشخص الآخر،

لإظهار التفهم أو التعبير عن قلقك أو طرح أسئلة محددة واستقصائية، بالإضافة إلى إظهار أنك تحترم آرائه وتريد سماع ما يقوله،

يساعدك الاصغاء في الحفاظ على تركيزك وتقديم ردود أكثر جدوى.

تناوب الأدوار في التحدث

تُنشئ اجتماعات العمل أحيانًا محادثات مثيرة حيث يرغب الجميع في تقديم مدخلاتهم، أفضل ما يمكنك فعله هو انتظار دورك في التحدث والسماح للآخرين بإنهاء أفكارهم قبل الدخول في المحادثة، اتبع قواعد التحدث التي يفرضها المنظم،

مثل رفع اليد قبل الدخول بالحديث، اكتب أيضًا نقاطك الرئيسية إذا كنت تعتقد أنك قد تنسى ما تريد قوله أثناء الانتظار، لكن حاول مواصلة الاستماع إلى المحادثة أثناء الكتابة.

اتبع جدول الأعمال

البقاء في الموضوع المحدد قاعدة مهمة من قواعد الاجتماعات الجارية لأنه يقلل من هدر الوقت، فقد تخرج اجتماعات العمل أحيانًا عن جدول الأعمال،

ولكن من المفيد للميسر أن تستمر في المهمة وتحاول إبقاء الاجتماع مثمرًا،

فإذا استطعت قم بإعادة المحادثة إلى الموضوع الأصلي إذا لاحظت أنها تنجرف إلى موضوع غير ذي صلة.

اطرح الأسئلة في الوقت المناسب

أفضل وقت لطرح الأسئلة هو أثناء العرض في اللحظات المناسبة عندما يكون سؤالك ذا صلة بمعلومات مقدم العرض، كن مهذبًا وانتظر استراحة في حديث المتكلم لترفع يدك،

ومن المحتمل أيضًا أن يدعوا الحاضرين لطرح الأسئلة بشكل دوري أثناء الشرح، حاول تجنب طرح جميع أسئلتك في النهاية عندما يحتاج الاجتماع إلى الانتهاء،

وإذا كانت لديك أسئلة لم تتم الإجابة عليها في النهاية، فيمكنك الاستمرار في طرحها على انفراد أو إرسال بريد إلكتروني إلى رئيس الاجتماع.

كن منتبهاً للغة جسدك

من السهل أن تشعر بالقلق أثناء الاجتماعات الطويلة، حاول تجنب العادات التالية:

  • النقر بالأقلام.
  • التململ.
  • تدوير الكرسي من جانب إلى آخر.
  • النقر بواسطة قدميك.
  • اصدار أصوات حفيف الأوراق
  • إصدار أصوات هادئة مثل (التمتمة)

على الرغم من أن هذه السلوكيات غير مؤذية، إلا أنها قد تشتت انتباه المقدمين والمستمعين وقد تعطيهم انطباعًا بأنك غير مهتم، انتبه للغة الجسد التي تستخدمها في الاجتماع.

ابتعد عن التكنولوجيا

يميل العديد من الأشخاص إلى إبقاء هواتفهم على الطاولة أثناء الاجتماعات،

ولكن هذا قد يتحول إلى إلهاء إذا رن أو أضاء عن طريق الخطأ، قم بإيقاف تشغيل جهازك أو كتم صوته،

ثم ضعه بعيدًا بحيث لا يُرى، مثل في المحفظة أو الحقيبة أو جيب السترة،

وإذا كنت بحاجة إلى الرجوع إلى المعلومات الموجودة على الكمبيوتر المحمول،

فتحقق من المنظم لمعرفة ما إذا كان من المناسب إحضاره معك.

كُل واشرب بشكل مناسب

عادةً ما يُسمح بشرب الماء والقهوة أثناء الاجتماعات، ولكن تحقق مما إذا كان الطعام جيدًا عند إحضاره،

غالبًا ما تؤدي رائحة الطعام وأصوات المضغ إلى تشتيت انتباه الآخرين،

لذلك من الأفضل ترك الطعام لما بعد الاجتماع، إذا كان اجتماع غداء، فتناول الطعام بهدوء وعلى التوالي،

ثم نظف دائمًا خلفك واترك مقعدك بالطريقة التي وجدته بها.