كيف تستعد لاجتماع عمل وفهم أهدافك والاجتماع

استعداد لاجتماع عمل

يعد حضور الاجتماعات مكونًا مهمًا لنجاح مكان العمل. يمكن استخدام الاجتماعات لتوفير معلومات مهمة لحل المشكلات ولتقديم التوجيه لك بشأن المشاريع.

علاوة على ذلك ، من المهم التأكد من أنك مستعد حتى يكون الاجتماع فعالاً قدر الإمكان.

في هذه المقالة ، سنحدد ماهية اجتماع العمل ونقدم نصائح حول أفضل طريقة للتحضير له.

ما هو اجتماع العمل

الغرض من اجتماع العمل هو معرفة ما يجب تحقيقه لتحقيق أهدافك ، وفهم النصيحة اللازمة لإكمال مشاريع معينة ، ومعالجة المخاوف وتقديم المزيد من التحديثات إلى مديرك. على الرغم من أن مديرك يقود الاجتماع ، فمن الضروري أن تكون مستعدًا للمساهمة أثناء مناقشة أهداف فريقك.

كيف تعد نفسك لاجتماع عمل

فيما يلي ست خطوات لتحضير نفسك لاجتماع عمل:

  1. تعرف على نوع الاجتماع الذي ستحضره.
  2. افهم أهدافك وحضور الاجتماع.
  3. مراجعة ودراسة جدول الأعمال.
  4. تعرف على مكان الاجتماع.
  5. ضع في اعتبارك العقبات المحتملة.
  6. تحديد النتائج المرغوبة ومهام المتابعة القابلة للتنفيذ.

1. تعرف على نوع الاجتماع الذي ستحضره

هناك عدة أنواع مختلفة من الاجتماعات يمكن للمدير أن يختار إجراؤها ، لذا اكتشف مسبقًا نوعها حتى تتمكن من التحضير لها. فيما يلي بعض الأمثلة على الأنواع المختلفة من الاجتماعات التي ستحتاج إلى التحضير لها.

  • معلوماتية: سيقضي مديرك غالبية الاجتماع في مناقشة المعلومات المهمة التي يريدون نشرها لك وعلى الفريق. في نهاية الاجتماع ، قد تكون هناك فترة مناقشة موجزة حيث يمكن لأعضاء الفريق أن يطلبوا توضيحًا حول أي شيء لم يفهموه أو يمكنهم التحدث عن أفضل طريقة لاستخدام المعلومات.
  • حل المشكلات: قد يلزم عقد اجتماعات لحل المشكلات إذا كان فريقك أو مؤسستك تواجه مشكلة صعبة بشكل خاص لا يمكن حلها إلا من خلال جهد جماعي. على سبيل المثال ، إذا كانت المشكلة متعلقة بعميل ، فناقش خطة عمل للتأكد من أن حملة العميل تعمل بكامل طاقتها.استعداد لاجتماع عمل
  • الاستشارات: الاجتماع الاستشاري هو الاجتماع الذي يسعى فيه الرئيس إلى الحصول على مدخلات من مجموعة متنوعة من الأشخاص حول موضوع معين. قد يتعلق الأمر باستراتيجية أو تكتيك مرتبط بالاستراتيجية أو أفكار لتطوير استراتيجية جديدة. على سبيل المثال ، يمكن عقد اجتماع استشاري إذا كان مديرك يريد مدخلات بشأن سياسة الشركة الجديدة. خلال الاجتماع ، يمكنك طرح أي ملاحظات لديك حول السياسة ومناقشة نقاط القوة والضعف في هذه التغييرات.

2. فهم أهدافك والاجتماع بالحضور

يهدف المديرون إلى عقد اجتماعات سريعة وفعالة للحفاظ على إنتاجية القوى العاملة لديهم. ومع ذلك ، خذ الوقت الكافي للتأكد من أنك واضح بشأن أهدافك للاجتماع. على سبيل المثال ، إذا كان هناك اجتماع لحل المشكلات ، فأنت بحاجة إلى التأكد من أن لديك رؤية واضحة للمشكلة مسبقًا. سيكون من الأسهل عليك المساهمة خلال الاجتماع والحفاظ على مشاريعك على المسار الصحيح لتحقيق هدفها.

تحقق أيضًا من مديرك لمعرفة من هم المشاركون في الاجتماع والحصول على فهم واضح لأهدافك. بمجرد أن تعرف من سيحضر اجتماعك ، ستحتاج إلى معرفة الأدوار الرئيسية التي يلعبها زملاؤك في العمل.

تتضمن بعض الأدوار التي قد يضطلع بها الموظفون أثناء اجتماعات العمل ما يلي:

  • ضابط الوقت: يتحقق ضابط الوقت من أن الاجتماع يبدأ وينتهي في الوقت المحدد وأن جميع البنود المدرجة على جدول الأعمال تتم مناقشتها في الوقت المناسب.
  • الكاتب: يسجل الكاتب التفاصيل الرئيسية والقرارات التي اتخذت أثناء الاجتماع وقد يرسل أيضًا ملاحظاتهم إلى الحاضرين بعد الاجتماع.
  • خبير: هذا هو الشخص الذي يمتلك خبرة في الموضوع قيد المناقشة. بينما يمكن أن يكون مديرك أو المسؤول التنفيذي في شركتك هو الخبير ، يمكن أيضًا تعيين هذا الدور لموظف آخر يعمل في موضوع معين ذي أهمية.
  • الميسر: الميسر مسؤول عن توجيه اتجاه الاجتماع. يحتاج الميسر إلى التأكد من مناقشة جميع القضايا ذات الصلة. يمكن لمدير الاجتماع أو الخبير أن يتحمل هذه المسؤولية أيضًا.

3. مراجعة ودراسة جدول الأعمال

تعتبر دراسة جدول أعمال الاجتماع ذات أهمية قصوى بغض النظر عن الدور الذي تلعبه. يساعدك جدول الأعمال في التعرف على تقدم الاجتماع ، وفكرة للموضوعات التي تمت مناقشتها وأي نقاط الحديث يجب التأكيد عليها. على سبيل المثال ، يمكن أن يبدو جدول أعمال الاجتماع الاستشاري كما يلي:

  • صف سياسة الشركة الجديدة للإجازة مدفوعة الأجر.
  • مناقشة مفتوحة حول مشاكل سياسة الإجازة مدفوعة الأجر.
  • امنح الوقت لاقتراح تغييرات على السياسة الجديدة.
  • ناقش مزايا وعيوب التغييرات المقترحة.
  • التصويت على التغييرات.

اعتمادًا على نوع الاجتماع ، قد يترك المديرون جدول الأعمال مفتوحًا حتى يبدأ. يسمح لك جدول الأعمال المفتوح باقتراح تغيير قبل البدء. قد تكون هذه فكرة جيدة عندما يفكر أحد المشاركين في شيء لم يخطر ببالك ، ويقترح إضافة عنصره إلى جدول الأعمال لجعل الاجتماع أكثر نجاحًا. بغض النظر ، يجب أن تبذل جهدًا للحصول على نسخة من جدول الأعمال قبل اجتماع عملك التالي. قم بمراجعة كل عنصر في جدول الأعمال حتى تتمكن من الاستعداد لموضوع الاجتماع وربما الخروج بتغييرات على جدول الأعمال.

4. تعرف على مكان الاجتماع

في بيئة المكتب ، تُجرى الاجتماعات عادةً في غرفة اجتماعات بحيث يكون هناك تفاعل وجهاً لوجه بين جميع الأطراف. إنه أيضًا موقع مثالي لدمج الأدوات السمعية والبصرية للتواصل مع العميل أو المورد.

يمكن أن تكون المؤتمرات عن بعد خيارًا جيدًا للاجتماعات القصيرة ولكنها قد لا تكون خيارًا مثاليًا إذا كان الاجتماع طويلًا أو إذا كنت بحاجة إلى مشاركة قدر كبير من المعلومات. للاجتماعات الطويلة ، قد يكون استخدام منصة عبر الإنترنت مع مؤتمرات الفيديو فكرة جيدة إذا كنت بحاجة إلى التفاعل مع المشاركين.

تابع الأمر مع مديرك بشأن المكان والوقت والتفاصيل الإضافية للاجتماع. يجب أن يكون هناك تاريخ ووقت محددين للاجتماع وقد يكون هناك تذكير ودي عبر البريد الإلكتروني من قبل مديرك لجميع الحاضرين أيضًا.

5. النظر في العقبات المحتملة

يمكن أن تحدث العقبات في أي اجتماع تقريبًا ، لذا كن مستعدًا لمواجهة العقبات عند الضرورة ووضعها على جدول الأعمال إذا لزم الأمر.

إذا تمت إضافة نقاط الحديث إلى الاجتماع ، فيمكنه تبسيط القضايا التي يجب مناقشتها ، ومتى تتم مناقشتها وبأي طريقة. أيضًا ، يمكن حل المشكلة قبل الاجتماع إذا تم طرحها مباشرةً على الإدارة ، وتقليل الوقت المستغرق في مناقشة المشكلة والتركيز على خطة إستراتيجية تتناول الحل.

يمكنك أيضًا مساعدة مديرك على وضع معايير للسلوك قبل الاجتماع اعتمادًا على الدور الذي ستلعبه. لذلك ، فإن إضافة عناصر الاجتماع إلى جدول الأعمال والتواصل المستمر مع مديرك بشأن النزاعات يزيد من فرص حلها في الوقت المناسب وبطريقة فعالة.استعداد لاجتماع عمل

اطلب من مديرك إعداد بعض الموارد للحضور حتى يتمكن الجميع من الوصول إلى نفس المعلومات عند بدء الاجتماع ، ويمكن توصيلها بشكل صحيح إلى الموظفين من الإدارة.

6. تحديد النتائج المرغوبة ومهام المتابعة القابلة للتنفيذ

القرارات المهمة يجب اتخاذها خلال اجتماع مع الزملاء من الموظفين. أحد أكثر الخيارات شيوعًا لاتخاذ القرار أثناء الاجتماع هو تصويت الأغلبية. مع تطبيق هذا النظام ، سيتمكن كل شخص في الاجتماع من التعبير عن آرائه. بشكل عام ، تأكد من معالجة التأثير الأكبر للتكتيكات التي تعمل عليها في تحقيق أهداف الإستراتيجية. بهذه الطريقة ، يمكنك أنت والفريق توضيح الجهد المطلوب لتحقيق أهداف الإستراتيجية وتجاوزها. لذلك ، يجب إدارة مهام المتابعة لكل فرد للوصول إلى المكان الذي يحتاجون إليه.استعداد لاجتماع عمل

تتضمن بعض أمثلة عناصر المتابعة ما يلي

  • وزع ملاحظات الاجتماع عبر البريد الإلكتروني عند انتهاء الاجتماع.
  • قم بتوصيل عناصر العمل إلى كل عضو عبر البريد الإلكتروني بحلول نهاية اليوم.
  • قم بصياغة طريقة موحدة لإدارة مهام الفريق بحلول نهاية الأسبوع.
  • حفظ الملاحظات في نظام الملفات الداخلية عند التوزيع.